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Buscamos a una persona comprometida, organizada y con enfoque social, que se sume a nuestro equipo como Asistente de Operaciones Administrativas. Su función principal es garantizar el correcto flujo de información, la gestión eficiente de tareas administrativas y el apoyo en el cumplimiento de los procesos internos, fortaleciendo así la misión de la organización: prevenir el suicidio en juventudes LGBTQ+.

Esta posición conlleva un nivel significativo de responsabilidad dentro de la organización. Esta posición es responsable de ejecutar y apoyar en coordinar las actividades administrativas diarias, incluyendo pero no limitada a la gestión de logística, adquisiciones, documentación y atención al personal. Esto implica asegurar que todas las operaciones administrativas se lleven a cabo de manera eficiente, cumpliendo con los procedimientos y políticas establecidos por la organización. Además, tendrá acceso a información confidencial relacionada con el personal, finanzas y otros aspectos clave de la organización. Por lo tanto, es crucial que la persona en este rol maneje esta información con la máxima confidencialidad y ética profesional.

- Crear y mantener un entorno seguro para cada integrante del equipo, promoviendo la inclusión y la diversidad como parte integral de la cultura organizacional.

- Apoyar en la coordinación y seguimiento de actividades operativas y administrativas diarias.

- Proporcionar apoyo administrativo en el espacio de oficina facilitando la gestión general.

- Realizar las compras de material de oficina, controlar las existencias y el inventario.

- Elaborar, revisar y archivar documentos, reportes y correspondencia interna y externa.

- Apoyar en la planificación y la logística de eventos presenciales y remotos entre todo el equipo.

- Responsable de la gestión de calendarios complejos. Ayudando a establecer prioridades estratégicas y garantizar que el flujo de correspondencia sea oportuno y eficaz.

- Gestionar las reuniones semanales con el equipo ejecutivo y apoyar en coordinar las reuniones de seguimiento cuando sea necesario.

- Prestar apoyo para garantizar que todos los materiales para eventos que se resguardan en la oficina estén disponibles y en buen resguardo.  

- Gestionar el proceso y la logística de kits para eventos.

- Apoyar en el control documental de todos los procesos y las actualizaciones de los mismos en la organización.

- Apoyar en mantener actualizados los registros y expedientes de colaboradorxs.

- Apoyar al staff como punto de contacto para temas relacionados con sus beneficios.

- Apoyar, si es necesario, en  el registro de asistencias  e incidencias en los reportes de nómina.

- Colaborar con otros departamentos para garantizar la eficiencia en los procesos operativos.

- Apoyar en la realización de presentaciones, informes y reportes sencillos

Carrera técnica o licenciatura en curso en Administración, Contabilidad, Negocios o afín. Mínimo 6 meses a 1 año en funciones administrativas u operativas.

Manejo de Microsoft Office (Excel, Word, PPT)

Control de documentos y seguimiento de procesos administrativos.

Conocimientos básicos de contabilidad y RH